BPaaS（ビーパース）は、自社の生産性を高めるためにアウトソーシング化が進むなか、注目度が上がっているサービスの１つです。社内ではリソースやノウハウの観点から対応しきれない業務プロセスを外部委託できるクラウドサービスのことを指します。

本記事では、BPaaSを活用できる業務から、導入のメリット・デメリット、成功事例までを解説します。

• BPaaSとは
• BPaaSとBPO・SaaSとの違い
• BPaaSを活用できる業務
• BPaaSのメリット
• 業務効率化を図れる
• コスト削減につながる
• 専門知識や知見を蓄積できる
• BPaaSのデメリット
• 導入コストがかかる
• セキュリティ面のリスクがある
• ベンダーの変更や解約に手間がかかる
• BPaaS導入を成功させるポイント
• 目的を明確化する
• 適切なBPaaSベンダーを選ぶ
• 導入後の運用体制を整備する
• BPaaS導入の成功事例
• まとめ
• よくある質問

BPaaS（ビーパース）とは「Business Process as a Service」の略称で、日本語では「業務プロセスアウトソーシングサービス」と訳されます。わかりやすく説明すると、企業が社内で行っていたさまざま業務を、一連の業務プロセスごと外部企業に委託できるクラウドサービスのことです。

BPaaSについて調べると、BPOやSaaSという言葉がたびたび登場して違いに迷うこともあるかもしれません。

BPOは「Business Process Outsourcing」の略称で、企業が有する業務プロセスを外部委託する取り組みのことをいいます。一方、SaaSとはクラウド型ワークフローシステムの一種で、事業者側のサーバー上にあるソフトウェアをインターネットを介して利用できるサービスのことです。いずれも方法は異なりますが、社内の業務プロセスに外部の技術や専門性を取り入れることを指しています。

BPaaSはいわば、これら2つを組み合わせたものであり、「クラウドシステムを通して、社内業務を外部に委託できるサービス」です。

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BPaaSを活用できる具体的な業務には、以下のようなものがあります。

上表のとおり、BPaaSが活用できる業務範囲は幅広く、特に「バックオフィス業務」で活躍するといえるでしょう。

BPaaSはクラウドシステムを活用することによる利便性の向上だけでなく、ビジネスにおけるさまざまなメリットが期待できます。

業務をシステム上で遂行・管理する場合、従来の紙ベースのプロセスとは違い、従業員がITに関する知識やシステムの操作方法を新たに習得する必要があります。従業員のITリテラシーによっては、かえって業務負担が増えてしまう点がネックでした。

しかし専門知識や実績のある外部のベンダーに業務をまるごと委託することにより、社内で業務を遂行した場合にかかる時間やコストを削減できるうえ、業務品質の向上も期待できます。

外部委託によって業務が手離れした従業員は、社内で対応すべきコア業務に集中することができます。業務の効率化はもちろん、最終的には事業の成長や顧客満足度のアップにもつながる可能性があるでしょう。

労働人口の減少や高齢化が進むなかで、専門性を持った人材の採用・育成は多くの企業が課題として掲げています。BPaaSを活用すると、本来は社内に必要な専門性を外部から調達することが可能です。

これによって自社の従業員の採用や育成にかかる人件費をはじめ、業務システムの構築や運用にかかる費用なども削減できます。また、社内で人材を確保する必要がなくなるため、オフィススペースの賃料や福利厚生などのコスト削減にもつながります。

従来の一般的な業務委託の場合、外部に業務を一任すると丸投げ状態になってしまい、業務に関する専門知識やノウハウが社内に蓄積されないという課題がありました。

しかしBPaaSは、クラウド上で外部委託先とのデータ共有が可能であるため、社内の従業員がそれらのデータを閲覧・活用できます。そのため、外部委託による業務効率化と、社内での知識やノウハウの蓄積を両立させられます。

いいことばかりのように思えるBPaaSですが、一方でデメリットも存在します。メリットとデメリットを勘案したうえで、自社の環境や課題に適したシステムを導入することが重要です。

BPaaSを活用して社内業務を外部委託するにあたっては、一定の費用がかかります。

導入時のイニシャルコストと運用のランニングコストを考えると割高に感じられるかもしれませんが、従業員の人件費や育成にかかるコスト、業務効率の改善などを考慮すると、最終的にはコスト削減につながると考えていいでしょう。

外部委託する業務によっては個人情報や機密情報を取り扱うことがあるため、すべて社内で業務を完結させるよりも、セキュリティ面のリスクが生じるケースもありえます。

業務に必要な情報を外部に提供する以上、情報漏えいがまったく起こらないとは言い切れません。サービス導入にあたっては、委託先のセキュリティ体制が十分に整備されているか、あらかじめ精査する必要があります。

BPaaSの場合は一作業ではなく、システム上で業務プロセスごと委託するため、導入後に思ったような効果が出なかったとしても、ベンダーをすぐに変更したり、解約したりすることは難しいといえるでしょう。

ベンダーを選定する際は価格面だけで選ぶのではなく、自社の状況にあわせて柔軟な対応をしながら中長期的に支援してくれるベンダーを選ぶことが重要です。

前述のとおり、BPaaSは一度導入すると、すぐには変更できません。導入を成功させるためにも、以下のポイントを押さえて検討を進めるようにしましょう。

BPaaSの導入は、あくまでも目的のための手段です。導入して満足してしまっては意味がないため、「従業員の残業時間を減らしたい」「専門的な知見から業務をスムーズに進めたい」など、導入する目的を明らかにしましょう。

さらに十分な成果を得るには、目的を明確にしたうえで、成果を評価する指標を設定することも大切です。従業員にも目的や評価指標などを共有することで、BPaaS導入への理解促進とモチベーションアップにつながります。

BPaaSを提供するベンダーは数多く存在するため、検討する段階で複数のベンダーが候補となるケースもあります。委託したい業務内容や自社ならではの環境や状況を踏まえて、成果が期待できる実績豊富なベンダーを選びましょう。

想定しうるトラブルやエラーに対して、どのようなフォローが可能なのかをあらかじめベンダーに確認し、導入後もスムーズな運用を実現できそうなベンダーを見極めることが大切です。

BPaaS導入後は、自社とベンダーとの業務分掌と責任範囲を明確にし、万が一トラブルやエラーが発生した場合にも迅速に対処できるように運用体制を整備しておくことが重要です。

また、最初に設定した評価指標に基づいて、どの程度の業務効率化や生産性向上が図れているかを定期的に可視化しましょう。PDCAを回しながら改善を重ねることで、スムーズな運用を実現できます。

介護支援システム「ライブコネクト」の開発と販売を行うZ-Worksは、IoT介護分野でパイオニア的存在になっている企業です。

設立時にはIoTサービスの提供をメインとしていましたが、よりよいサービスを提供できるように、当初の「センサー機器の提供」だけでなくクラウドサービスやアプリの開発まで行う形に事業転換を行いました。

その際、課題として噴出したのがバックオフィスの人材不足です。それを解消するべく導入されたのが「freee人事労務アウトソース」でした。 給与や賞与の計算、入退社の手続き、年末調整など人事労務の業務を全般的にアウトソースすることで、限られた従業員数でもコア事業に集中できる環境を確立し、安定して業務を回すことに成功しています。

出典：フリー株式会社「事例紹介｜株式会社Z-Works」

BPaaS（ビーパース）の導入は、業務効率化やコスト削減が図れる点でメリットは大きいといえますが、セキュリティ面でのリスクが高まったり、導入コストがかかったりといったデメリットもあります。

BPaaSは一度導入すると、短期間では解約が難しいため、自社に適したベンダー選びとサービス選定が肝要です。

BPOはBPOは「Business Process Outsourcing」の略称で、企業が有する業務プロセスを外部委託する取り組みのことです。SaaSとは事業者側のサーバー上にあるソフトウェアをインターネットを介して利用できるサービスを指します。BPaaSはこれら2つを組み合わせたもので「クラウドシステムを通し、社内業務を外部に委託できるサービス」です。

詳しくは記事内「BPaaSとは」をご覧ください。

BPaaSを導入した際、以下のようなメリットが期待できます。

• 業務効率化を図れる
• コスト削減につながる
• 専門知識や知見を蓄積できる

詳しくは記事内「BPaaSのメリット」をご覧ください。